Es gibt wohl verschiedene Philosophien mit dein eingehenden E-Mails umzugehen. Bisher hatte ich eine Methode die für mich sehr zufriedenstellend funktionierte: ich markierte (mit Sternchen oder Fähnchen) die E-Mails die unerledigt waren und entfernte diese Markierung wenn ich mit der Mail fertig war.
Doch dann kam die Sparrow App und mir fiel auf, dass Gmail einen “Archiv” Knopf besitzt. Bisherher konnte ich mir darunter nichts vorstellen, da es ja noch nicht mal einen Archiv-Ordner gibt. Der Trick ist, dass alle E-Mails ebenfalls in dem “All Mails” Ordner existiern. Entfernt man eine Mail aus der “Inbox” indem man sie auf diesen “All Mails” Ordner zieht hat man das selbe gemacht wie der “Archiv” Knopf in Gmail.
Bei einer durchschnittlichen Inbox Größe von 10.000 E-Mails schien es mir ganz sinnvoll zu sein dort mal ein wenig zu lichten, insbesondere da ich ja sonst ein Fan von GTD und noch mehr Zen to done bin, wo es auch darum geht seine “Inbox” immer schön leer zu halten. Und bei MobileMe gibt es das selbe Feature auch noch einmal, was mich darin bestärkte das Thema anzugehen.
Ich habe also zunächst einmal versucht alle E-Mails an ihre neuen Plätze zu befördern. Da ich Apple Mail benutze schien mir Drag and Drop eine sinnvolle Lösung zu sein, aber Achtung! Bei einem regulären IMAP Account scheint es eine magische Grenze bei 500 E-mails zu geben, also besser immer in Häppchen kleiner als 500 verschieben. Ausserdem macht man solche Großaktionen wenn möglich besser direkt auf Gmail. Und ich kann nur empfehlen vorher ein Backup zu machen z.B. mit “Archive Mailbox” aus dem Apple Mail “Mailbox” Menü.
Bei MobileMe und meinem eigenen IMAP Server habe ich neuen IMAP Folder mit dem Namen “Archive” angelegt. Bei Gmail extra nicht, denn dann kann dieses kleine Tool seine Kraft voll entfalten. Wenn nun eine E-Mail in die Inbox flattert wird sie entweder sofort beantwortet und durch einen Klick auf den neuen “Archive” Button verschoben, oder sie wartet darauf bald weiter verarbietet zu werden.
Bei Gmail macht es übrigens Sinn in den IMAP Settings von Apple Mail den “IMAP Path Prefix” auf “[Google Mail]” oder “[Gmail]” (je nach Alter des Accounts) umzustellen. Das sieht besser aus und man kommt auch sonst nicht so mit den Besonderheiten von Gmail in Konflikt.